Записи

воровство сотрудников

Как бороться с воровством сотрудников?

воровство сотрудниковОтвечу на главный вопрос, который волнует всех владельцев полиграфического, да и любого другого бизнеса – неужели у меня воруют?

Не сомневайтесь – воруют!

Согласно исследованиям человеческой психологии, существуют три группы людей – 10% это абсолютно честные люди, которые не будут воровать ни при каких условиях, еще 10% – это патологические воры, которые просто не могут не воровать. К счастью, большинство – 80% – это люди не склонные к воровству, но при определенных обстоятельствах – способные на это.

Скорее всего вы не сможете создать свою компанию из абсолютно честных людей – просто не сможете их найти и скорее всего некоторые функции эти люди выполняют не самым лучшим образом. И наша задача как владельцев бизнеса состоит во-первых, от избавления от сотрудников – патологических воров и создания условий, при которых воровство в вашей компании будет затруднено.

При этом надо различать воровство от использования имущества фирмы для собственных нужд. Вряд ли вам удастся победить распечатки рефератов и докладов, копирование документов, переплетов книг и производства небольших блокнотиков и открыток. Бороться с этим можно, но затраты на эту борьбу не окупятся, а негатива среди сотрудников будет гораздо больше. Бороться нужно с патологическими ворами и бороться нещадно.

У меня была интересная история.

Я будучи коммерческим директором поймал и сумел доказать воровство одного менеджера. Все это было не очень просто, но доказательства были железными. Директор провел жесткую беседу – договорились о компенсациях и увольнении. Но менеджер выторговал две недели на передачу дел и поиск новой работы. Так вот за эти две недели он вернул нам часть украденного, но украл еще больше! Поэтому поймав вора, лучше смириться с потерями и выгнать из фирмы немедленно – иначе убытки могут быть еще больше!

Что обычно воруют в полиграфических компаниях?

Воруют в первую очередь деньги, на втором месте идут материалы и потом различная произведенная продукция. В типографиях еще бывает, что воруют «машинное» время – то есть печатают левые заказы, но не всегда на ворованной бумаге.

В любом случае в компании есть две больших точки, в которых происходит воровство – это клиенты и поставщики. Потому как это две крупнейшие точки входа в компанию денег и материалов и две крупнейшие точки выхода из компании денег и готовой продукции.

воровство сотрудниковПойдем дальше и рассмотрим путь движения заказа от получения заказа до его исполнения и передачи заказчику. Именно на этом пути и сосредоточены основные точки воровства и именно там мы и будем ставить точки контроля.

Начнем с системы взаимодействия с клиентами. Возможно, что у вас нет СРМ системы, но должны быть как минимум инструкция по взаимодействию и большая клиентская база со всеми контактами клиента. Что имеется в виду под взаимодействием с клиентом? Это главным образом механизмы оплаты, подписания макетов и выплата так называемых откатов. Например, у нас в компании принята 100% предоплата, форма расчета – безналичные платежи. И любое отклонение от стандарта нуждается в подтверждении коммерческого директора. Два простых правила практически исключают стихийную дебиторскую задолженность и махинации с наличными деньгами. И любое отклонение от стандарта зажигает у вас лампочку «заказ нуждается в контроле». Особенно если в нем предусмотрены откатные схемы. Они должны быть изучены заранее и должно быть четкое понимание откуда формируется средства для их выплаты и на каком уровне происходит передача денег.

Казалось бы почему в статье о воровстве я говорю о подписании макета. Ну, кроме того, что это является источником головной боли при сдаче заказа и многочисленных переделок, это является еще и одним из инструментов, пресекающих возможные махинации. Ну, типа клиент просил синенький, а мы напечатали другой синенький – тысяча рублей закроет глаза клиента на допущенную ошибку. И появляется свободная штука, которая быстренько находит хозяина и не факт, что на стороне клиента.

С макетами все должно быть просто и прозрачно – он должен быть подписан и потом никакие слова клиента я думал, что будет по другому – не принимаются. Если ошиблись мы – переделываем, компенсируем, наказываем. Если ошибся клиент – то мы готовы обсуждать его сложности, но только после признания его ошибки и желания оплатить ее исправление.

Очень простые правила, но они пресекают 95% всех желаний поживиться за наш счет на этом фронте. Есть очень сложные схемы, но мы же сейчас говорим о людях, которые в принципе не хотели у нас ничего украсть.

После того, как мы рассмотрели взаимоотношения менеджера фирмы и клиента, обратимся к другим точкам воровства и покажем как установить там заградительные барьеры.

Одна из крупных точек – это закупка материалов и работа с подрядчиками.

Повторю, наша задача не пресечь воровство совсем, а не дать возможности сотрудникам «украсть по-крупному».

Для этого все взаиморасчеты с поставщиками и подрядчиками переводим на безналичный расчет. Безналичные деньги здорово уменьшают шансы на то, что они будут украдены. Тут могут быть проблемы, если ваша компания является плательщиком НДС, а поставщик – нет. Но у любого крупного поставщика есть дочерняя компания, находящаяся на общей системе налогообложения, к тому же можно поискать другого поставщика подходящего вам по условиям. Ну или если в вашем бизнесе большинство платежей делается без НДС, то вам пора заводить вторую компанию с упрощенной системой налогообложения.

К тому же количество поставщиков в вашем бизнесе довольно ограничено и вам не составит труда познакомиться с ними со всеми – вам полезно знать от кого зависит ваш бизнес, а им важно посмотреть в глаза тому, кто платит им деньги. Подобное знакомство и регулярное общение могут свести к нулю желание что-то украсть у вас на этом поле.

Остается всякая мелочь, которую обычно покупают за наличные – на базаре, в мелких магазинах. Здесь достаточно ввести контроль в виде получения кассового и товарного чека – у вас ведь есть компания, которая поместит эти затраты в свои расходы.

После этого у вашего снабженца останется совсем уж небольшое поле для воровства у вашей компании и если он изначально планировал строить свой гешефт на этом, то скорее всего он довольно быстро уволится.

Если вы компания, у которой есть крупное производство, то существует еще одно поле для воровства – это воровство материалов и производство левых заказов.

Есть очень простой механизм контроля оборудования.

У большинства из них есть различные счетчики.

Достаточно каждое утро заносить показания счетчиков в журнал и потом записывать их после каждого заказа. Это часто полезно с точки зрения расчета себестоимости заказа и контроля других расходных материалов и запчастей – как долго они прослужили.

Расскажу историю из жизни.

Мы только-только купили цветной копир и начали учиться на нем работать. Было понятно, что нужно записывать показания счетчиков – это все таки расход дорогостоящего тонера и других расходных материалов. Получили интересный заказ на перекидные двухсторонние календари. Сделали шикарный макет – даже сумели учесть, что печать будет двухсторонняя. Отдали в производство. Через пару дней получили тираж – календари получились бесподобные. Заказчик остался доволен. Каждый из сотрудников поставил календарь себе на стол в качестве рекламы нового вида продукции… Через несколько месяцев мы переезжали в другой офис и перевозили копир. И вот тогда я увидел в столе огромное количество бракованных листов этого календаря. Двухсторонняя печать давалась тяжело и сотрудник – очень честный человек – выполнил заказ на отлично, но никому не сказал о том, сколько оттисков ушло в брак – и это дорогостоящей цветной печати. Контролировать его не было смысла – в честности и работоспособности его никто не сомневался. И возможно, что если бы не этот переезд мы бы никогда и не узнали про существующую проблему.

После этого мы более внимательно начали относиться к цифрам на счетчике и повысили стоимость определенной продукции.

И наконец, есть очень взрывоопасная смесь когда менеджер установил тесные «воровские» связи с производством. Это бомба. И вопрос не в том взорвется они или нет – вопрос в том, какой ущерб она нанесет вашему бизнесу.

И дело не только в воровстве – все обычно заканчивается гораздо хуже – они уходят и открывают конкурирующую фирму – причем с клиентами и с опытом, купленным за ваш счет.

ключевой сотрудник

Как пережить уход ключевого сотрудника?

ключевой сотрудникМир «Формулы1» в прошлом году был потрясен уходом нового чемпиона мира Нико Росберга. Он добился того, о чем мечтают десятки, приходящих в «Формулу1» гонщиков, сотни и тысячи, выступающих в младших сериях, в картинге, в ралли – он стал чемпионом мира. И на церемонии вручения кубка заявил о своем уходе…
Можно по разному относиться к поступку Росберга, но одно несомненно – он поставил команду в очень сложное положение. Время подписания контрактов прошло. Все команды заполнили свои вакансии и начали подготовку к следующему сезону. И тут такая вакансия – в чемпионской команде.
И «Формулу1» залихорадило – что произойдет? – возьмут ли на освободившееся место молодого пилота из молодежной серии или начнут переговоры с чемпионами или дадут шанс середняку?
Но лучше всего ситуацию описал Нико Лауда: «Мы будто стоим под дождём, а также 1200 наших сотрудников, за которых мы несём ответственность».

Оказывается команда «Мерседес» оказалась не готова к подобному развитию событий и не имела плана Б.

Команда, которая уже три года завоевывает все и вся в «Формуле1» оказалась не готова к уходу своего гонщика. Команда в спорте, который просто построен на таком понятии как стратегия, оказалась не готова. Отматывая ситуацию назад, теперь становится понятным некоторые просчеты команды в гонках, в которых она не побеждала.
Оказывается чемпионская команда – это команда, которая побеждала за счет силы, а не ума и когда пришло время принятия серьезного решения напоминает ребенка, разбившего мамину вазу…

Мы все периодически оказываемся в подобной ситуации, когда у нас уходит ключевой сотрудник. И самое главное, мы ведь знаем, что он когда-нибудь уйдет и практически всегда его уход происходит внезапно.

Что делать, чтобы этого не произошло?

У вас должны быть планы по работе в ситуациях, когда уходит любой сотрудник. От уборщицы до генерального директора, если он у вас наемник.

Причем ситуацию с линейным персоналом описывает руководитель подразделения, чтобы у него был план, что делать если увольняется менеджер – какие отчеты потребовать, какие учетные записи заблокировать, куда подать объявление о вакансии. Чтобы он знал, что ему делать, а не бежал к вам со словами «все пропало, Маша увольняется». Он готовит описание бизнес процесса «Увольнение сотрудника», вы его проверяете, корректируйте и он у вас находится в соответствующей папочке.

Почему важно, чтобы этот план готовил руководитель? Ну во-первых, этот план нужен именно для него, чтобы он не паниковал, а знал что делать. Но это еще нужно для того, чтобы он понимал, что если есть план как работать если увольняется Маша, то у вас есть план что делать, если будет увольняться он сам. Это немного отрезвляет и приземляет руководителей –они понимают, что не смогут застать вас врасплох и начать шантажировать своим увольнением.
Кстати, если сотрудник пришел к вам с заявлением об уходе, то значит он уже решил покинуть вас. И это только вопрос времени. И поэтому лучше расставаться сразу, ведь если бы его что то не устраивало – он пришел разговаривать, анне шантажировать вас заявлением.

Итак, у вас должны быть планы на случай увольнения ваших ключевых сотрудников. И тогда вы не окажитесь в ситуации, когда будущее вашей компании, ваше будущее будет зависеть от доброй воли других людей.

звездный менеджер

Радулов — минус, команда — плюс.

звездный менеджерКаждый раз, когда спортсмена калибра Радулова не берут на очередной турнир, начинаются дискуссии в бизнес среде – а чтобы делал я будь в моем бизнесе такой «Радулов»?

У меня в свое время была ситуация, когда в компании появился такой «звездный» менеджер.

Надо сказать, что аналогии бизнеса и спорта применимы только к командным видам спорта – хоккею, футболу, но никак не к бегу или шахматам. И равно как и в спорте, в бизнесе можно победить только выстроив командную работу. Даже если вас в офисе всего пять человек… Но в нашей истории людей было гораздо больше.

В один прекрасный момент у нас в офисе появился звездный менеджер или скорее появилась – так как это была ОНА. Причин для ее появления было несколько – рынок периодически лихорадило, тренд был ниспадающий, а опытных менеджеров на нашем рынке днем с огнем не сыскать. А у нее был успешный опыт плюс «критический» возраст, когда тебя не в каждое место возьмут.

А мы взяли.

И тут же началось выбивание из общего состояния.

Рабочее расписание – это не для нее. Заполнение бумаг – то же. Переговоры с мелочью – для этого есть другие. Обучение подчиненных – мне некогда. Собственное обучение – да я сама все знаю… Мы получили своего рода «Радулова в юбке». Нельзя сказать, что она не билась – билась так, что борта трещали. Мы вышли на финансовый план… Но при этом как выяснилось очень сильно отступили от других показателей. Скидки были выше обычного. А скидка она плоха не только тем, что разрушает твое настоящее, она разрушает настоящее твоих коллег – ведь если кому то можно, то почему не всем, а главное – она разрушает будущее. Очень трудно вернуть к нормальным ценам завтра того, кто сегодня получил 30% скидки. И потом скидка может только увеличиваться…

А потом начались «указания тренеру». Ну как же не посоветовались со «звездой».

И ситуация зашла в тупик.

Было ясно, что в одной команде мы работать не можем.

Расставание было с битьем посуды и угрозами, что мы об этом сильно пожалеем, что через полгода мы опять ее позовем, что мы пропадем и клиенты больше не пойдут к нам…

Мы расстались.

Внешний падающий тренд не стал от этого восходящим. Но на смену пришли другие менеджеры, которых можно было учить и чью работу можно было направлять и контролировать.

Упали ли обороты?

Упали. Но есть подозрение, что оставь мы все как есть они упали бы больше, а главное – в коллективе бы воцарилась постоянная свара.

К чему это я – да, Радулов – великий хоккеист. Но на кубок мира едут 23 не менее великих хоккеиста, которые объедены в команду. И пусть каждый из них в отдельности и уступает по мастерству Радулову, но вмести они более мощная сила.

Хотя все еще и не «красная машина».

персонал

«Некрасный» Дзюба

персоналГлядя как Артем Дзюба забивает свой очередной гол за «Ростов», поневоле задумываешься, а так ли был прав Валерий Карпин, отправляя его в далекую аренду?

Но это очень часто бывает, и не только с футболистами.
Работает себе менеджер по продажам, работает не шатко ни валко — товар продает, с клиентами общается, периодически выполняет план, но блеска в глазах нет и коммерческому больше всего хочется его уволить!
И увольняет.

И приходит этот самый менеджер в другую команду, то есть фирму — и у него все начинает получаться — и продажи растут, и план перевыполняется, и клиенты довольны.
Вроде бы ничего не случилось.
Никаких новых тренингов он не прошел,
никаких новых навыков не выработал,
никаких новых компетенций в себе не открыл.
Просто сменилось окружение. Команда.
И цели у этой команды не такие великие — не стать чемпионами, а просто достойно выглядеть на рынке.
И тренер у нее не заслуженный тренер, а просто — ТРЕНЕР.
И футболисты — не Месси и ЭтоО, а простые ФУТБОЛИСТЫ.
Но все вместе дает ощущение КОМАНДЫ.
Ведь в бизнесе это происходит сплошь и рядом.
Другое дело, что в больших корпорациях этого не замечают и вместо построения команды занимаются тимбилдингом.

А малый бизнес вынужден постоянно искать своего Артема Дзюбу, которого вырастили, но он почему то не пришелся ко двору.
Такова судьба малого бизнеса — быть постоянно в поиске и постоянно строить свою команду.
Не факт, что Дзюба отыграет на таком уровне весь сезон.
Не факт, что «Ростов» останется во главе таблицы.
Факт, что смена команды может помочь менеджеру раскрыть свой потенциал.

Не бойтесь перемен!