Записи

бизнес процессы

Что делать, если звезда – часть бизнес процесса?

бизнес процессыПостоянно встречаются вопросы – что делать, если в компании завелась «звезда», которая не подчиняется распоряжениям директора, мутит обстановку в фирме и вообще живет своей жизнью.
Тут нет однозначного ответа.
Потому что надо понять какое место занимает эта «звезда» в структуре компании.

Самый сложный вариант – это когда «звезда» — является источником дохода компании.
Например, она или он – эстрадный певец, ведущий на свадьбах или великий юрист.
Но тут же возникает вопрос – а почему тогда «звезда» не владеет частью компании?
Или всей компанией, которая должна обслуживать эту «звезду» и увеличивать прибыль от ее работы.
На самом деле есть особый – продюсерский бизнес, который обслуживает творческих «звезд» — но при этом звезды находятся не на положении партнеров, а скорее нанятых сотрудников – высокооплачиваемых, но нанятых. И если они не будут выполнять условия соглашения, то с ними легко расстанутся. И таких примеров – множество.
Потому как «звезда» сегодня «звезда», а завтра – погасшая звезда и ей на смену придут другие…
И даже великие звезды, организуя собственное продюсерское агентство не замыкаются только на себе – они нанимают и работают с другими звездами и скорее всего зарабатывают на них не меньше, чем на великой «звезде»…

Что делать если «звезда» — юрист или дизайнер.
И никак не хочет становиться партнером.
Вопрос – почему?
Ответ скорее всего лежит в плоскости ответственности.
Не хочет брать на себя ответственность за общий результат – я вот нарисовал картинку, а дальше вы сами… Или я разработал стратегию защиты, а вот бумажки собрать и свидетелей допросить – увольте, это без меня.
В таком случае, мы просто помещаем нашу «звезду» в соответствующий квадратик бизнес процесса и максимально дробим его на части. И оказывается что наша «звезда» незаменима в одной из этих частей. Все остальное мы можем закрыть с помощью других сотрудников.
У нас есть небольшой, но важный бизнес процесс, в котором «звезда» играет ключевую роль.

Как только мы это сделали – у нас появился рецепт как уменьшить влияние «звезды» на жизнь компании.  Нужно оцифровать бизнес процесс «звезды». Понять что должно быть на входе – какие данные, какие фотографии, какие условия – и благодаря чему у нас появляется результат на выходе.
Можно много говорить о таланте дизайнера, но он все равно опирается не только на свой талант, но и на множество уже выполненных работ – своих и в большей степени чужих. Просто талантливый человек очень многие процессы делает быстрее и нам кажется, что в этот момент рождается чудо. А на самом деле – соединяется перебор вариантов и сильная система оценки этих вариантов. И чем талантливей человек – тем быстрее он может это сделать.
Итак – у нас появляется некий алгоритм, по которому наша «звезда» работает. Оцифрованный и вполне понятный.
Осталось только алгоритм перевести в процесс.
Вот смотрите, раньше, когда скорость компьютеров была не очень высока и нужно было сделать 3д изображение комнаты, наличие дизайнера позволяло сильно уменьшить компьютерные затраты – дизайнер выкидывал неприемлимые варианты и сосредотачивался на одном-двух, которые были простроены у него в голове и компьютер был всего лишь инструментом типа кульмана.
Сейчас же мощности компьютеров таковы, что можно просчитать десятки, а то и сотни вариантов и за счет этого получить удачный вариант, который талантливый дизайнер сделает быстрее и в своей голове. Но тут важна не сама скорость, а возможность.
Раньше этой возможности не было, а сейчас появилась!

И именно с этой точки зрения надо подходить к «звездам» — оцифровывать их ключевой алгоритм и находить ему компьютерную замену.

Это позволит вам уменьшить зависимость от «звезд» и построить управляемую компанию!

воровство сотрудников

Как бороться с воровством сотрудников?

воровство сотрудниковОтвечу на главный вопрос, который волнует всех владельцев полиграфического, да и любого другого бизнеса – неужели у меня воруют?

Не сомневайтесь – воруют!

Согласно исследованиям человеческой психологии, существуют три группы людей – 10% это абсолютно честные люди, которые не будут воровать ни при каких условиях, еще 10% – это патологические воры, которые просто не могут не воровать. К счастью, большинство – 80% – это люди не склонные к воровству, но при определенных обстоятельствах – способные на это.

Скорее всего вы не сможете создать свою компанию из абсолютно честных людей – просто не сможете их найти и скорее всего некоторые функции эти люди выполняют не самым лучшим образом. И наша задача как владельцев бизнеса состоит во-первых, от избавления от сотрудников – патологических воров и создания условий, при которых воровство в вашей компании будет затруднено.

При этом надо различать воровство от использования имущества фирмы для собственных нужд. Вряд ли вам удастся победить распечатки рефератов и докладов, копирование документов, переплетов книг и производства небольших блокнотиков и открыток. Бороться с этим можно, но затраты на эту борьбу не окупятся, а негатива среди сотрудников будет гораздо больше. Бороться нужно с патологическими ворами и бороться нещадно.

У меня была интересная история.

Я будучи коммерческим директором поймал и сумел доказать воровство одного менеджера. Все это было не очень просто, но доказательства были железными. Директор провел жесткую беседу – договорились о компенсациях и увольнении. Но менеджер выторговал две недели на передачу дел и поиск новой работы. Так вот за эти две недели он вернул нам часть украденного, но украл еще больше! Поэтому поймав вора, лучше смириться с потерями и выгнать из фирмы немедленно – иначе убытки могут быть еще больше!

Что обычно воруют в полиграфических компаниях?

Воруют в первую очередь деньги, на втором месте идут материалы и потом различная произведенная продукция. В типографиях еще бывает, что воруют «машинное» время – то есть печатают левые заказы, но не всегда на ворованной бумаге.

В любом случае в компании есть две больших точки, в которых происходит воровство – это клиенты и поставщики. Потому как это две крупнейшие точки входа в компанию денег и материалов и две крупнейшие точки выхода из компании денег и готовой продукции.

воровство сотрудниковПойдем дальше и рассмотрим путь движения заказа от получения заказа до его исполнения и передачи заказчику. Именно на этом пути и сосредоточены основные точки воровства и именно там мы и будем ставить точки контроля.

Начнем с системы взаимодействия с клиентами. Возможно, что у вас нет СРМ системы, но должны быть как минимум инструкция по взаимодействию и большая клиентская база со всеми контактами клиента. Что имеется в виду под взаимодействием с клиентом? Это главным образом механизмы оплаты, подписания макетов и выплата так называемых откатов. Например, у нас в компании принята 100% предоплата, форма расчета – безналичные платежи. И любое отклонение от стандарта нуждается в подтверждении коммерческого директора. Два простых правила практически исключают стихийную дебиторскую задолженность и махинации с наличными деньгами. И любое отклонение от стандарта зажигает у вас лампочку «заказ нуждается в контроле». Особенно если в нем предусмотрены откатные схемы. Они должны быть изучены заранее и должно быть четкое понимание откуда формируется средства для их выплаты и на каком уровне происходит передача денег.

Казалось бы почему в статье о воровстве я говорю о подписании макета. Ну, кроме того, что это является источником головной боли при сдаче заказа и многочисленных переделок, это является еще и одним из инструментов, пресекающих возможные махинации. Ну, типа клиент просил синенький, а мы напечатали другой синенький – тысяча рублей закроет глаза клиента на допущенную ошибку. И появляется свободная штука, которая быстренько находит хозяина и не факт, что на стороне клиента.

С макетами все должно быть просто и прозрачно – он должен быть подписан и потом никакие слова клиента я думал, что будет по другому – не принимаются. Если ошиблись мы – переделываем, компенсируем, наказываем. Если ошибся клиент – то мы готовы обсуждать его сложности, но только после признания его ошибки и желания оплатить ее исправление.

Очень простые правила, но они пресекают 95% всех желаний поживиться за наш счет на этом фронте. Есть очень сложные схемы, но мы же сейчас говорим о людях, которые в принципе не хотели у нас ничего украсть.

После того, как мы рассмотрели взаимоотношения менеджера фирмы и клиента, обратимся к другим точкам воровства и покажем как установить там заградительные барьеры.

Одна из крупных точек – это закупка материалов и работа с подрядчиками.

Повторю, наша задача не пресечь воровство совсем, а не дать возможности сотрудникам «украсть по-крупному».

Для этого все взаиморасчеты с поставщиками и подрядчиками переводим на безналичный расчет. Безналичные деньги здорово уменьшают шансы на то, что они будут украдены. Тут могут быть проблемы, если ваша компания является плательщиком НДС, а поставщик – нет. Но у любого крупного поставщика есть дочерняя компания, находящаяся на общей системе налогообложения, к тому же можно поискать другого поставщика подходящего вам по условиям. Ну или если в вашем бизнесе большинство платежей делается без НДС, то вам пора заводить вторую компанию с упрощенной системой налогообложения.

К тому же количество поставщиков в вашем бизнесе довольно ограничено и вам не составит труда познакомиться с ними со всеми – вам полезно знать от кого зависит ваш бизнес, а им важно посмотреть в глаза тому, кто платит им деньги. Подобное знакомство и регулярное общение могут свести к нулю желание что-то украсть у вас на этом поле.

Остается всякая мелочь, которую обычно покупают за наличные – на базаре, в мелких магазинах. Здесь достаточно ввести контроль в виде получения кассового и товарного чека – у вас ведь есть компания, которая поместит эти затраты в свои расходы.

После этого у вашего снабженца останется совсем уж небольшое поле для воровства у вашей компании и если он изначально планировал строить свой гешефт на этом, то скорее всего он довольно быстро уволится.

Если вы компания, у которой есть крупное производство, то существует еще одно поле для воровства – это воровство материалов и производство левых заказов.

Есть очень простой механизм контроля оборудования.

У большинства из них есть различные счетчики.

Достаточно каждое утро заносить показания счетчиков в журнал и потом записывать их после каждого заказа. Это часто полезно с точки зрения расчета себестоимости заказа и контроля других расходных материалов и запчастей – как долго они прослужили.

Расскажу историю из жизни.

Мы только-только купили цветной копир и начали учиться на нем работать. Было понятно, что нужно записывать показания счетчиков – это все таки расход дорогостоящего тонера и других расходных материалов. Получили интересный заказ на перекидные двухсторонние календари. Сделали шикарный макет – даже сумели учесть, что печать будет двухсторонняя. Отдали в производство. Через пару дней получили тираж – календари получились бесподобные. Заказчик остался доволен. Каждый из сотрудников поставил календарь себе на стол в качестве рекламы нового вида продукции… Через несколько месяцев мы переезжали в другой офис и перевозили копир. И вот тогда я увидел в столе огромное количество бракованных листов этого календаря. Двухсторонняя печать давалась тяжело и сотрудник – очень честный человек – выполнил заказ на отлично, но никому не сказал о том, сколько оттисков ушло в брак – и это дорогостоящей цветной печати. Контролировать его не было смысла – в честности и работоспособности его никто не сомневался. И возможно, что если бы не этот переезд мы бы никогда и не узнали про существующую проблему.

После этого мы более внимательно начали относиться к цифрам на счетчике и повысили стоимость определенной продукции.

И наконец, есть очень взрывоопасная смесь когда менеджер установил тесные «воровские» связи с производством. Это бомба. И вопрос не в том взорвется они или нет – вопрос в том, какой ущерб она нанесет вашему бизнесу.

И дело не только в воровстве – все обычно заканчивается гораздо хуже – они уходят и открывают конкурирующую фирму – причем с клиентами и с опытом, купленным за ваш счет.

бизнес процессы

Соблюдай правила!

бизнес процессы

Бизнес процессы — экономят ваше время и деньги

Я не очень часто сталкиваюсь с нашей бюрократической системой, но вот недавно, продавая квартиру, пришлось пройти ее множество ступенек.
И каждый раз я рычал как лев и бросался на штурм очередного бастиона.
Но вот сейчас, когда все уже позади, я начал размышлять не как добропорядочный гражданин, не имеющий задолженности по коммунальным услугам и содержащим свои документы в порядке.
Я взглянул на весь процесс с другой стороны.
Если бы меня не погнали по кругам бюрократического ада, а глядя в мои честные глаза просто ставили печати и выдавали справки? Тогда на моем месте честного гражданина вполне мог оказаться еще более «честный» мошенник и запросто прописаться в палаты каменные или даже совершить какое то насильственное действие с моей жилплощадью.
И грань тут очень простая — нужно соблюдать установленные правила.

Все это еще в большей степени относится к бизнесу.
Особенно — малому, где грань между поражением и победой крайне мала в физическом действии, но велика — в финансовом результате.

Уж сколько раз твердили миру — надо брать предоплату.
Нужно правильно оформлять документы.
Нужно фиксировать договоренности на бумаге.
Нужно оформлять платежи по сделке.

Правил немного — штук пять, не больше.
И я точно знаю, что следование им не составляет особого труда.
На любой вопрос потенциального заказчика, а можно как-нибудь по другому нужно отвечать — у нас принято именно так. И по большому счету, мы ведь не требует невозможного — а именно того, что другая сторона потребовала от нас, будь она на нашем месте.

А от скольких бед и множества мелких разборок вас может спасти следование этим правилам.
Вам не придется доказывать, что бордо — это не зеленый, что быстро — это не завтра, а как минимум через неделю после оплаты, что подписание договора еще не означает, что вы его оплатили.

Кто то откажется с вами работать — потому что привыкли работать немного по другому — на словах, через постоянные разговоры и заговоры, уточняя все на бегу и постоянно переделывая.
Но для большинства ваших клиентов, вы окажетесь очень хороши партнером — предсказуемым и логичным!
Выбор за вами.
П.С. Кстати ваши сотрудники после внедрения вами правил тоже разделятся на две категории, те, которым не очень комфортно работать с новыми правилами — у них не останется возможностей ловить рыбку в мутной воде и все остальные, которым будет комфортно. И через какое то время первые уйдут навсегда — и у вас появится возможность нанимать лучших!

Секретное оружие русских против самих себя.

бизнес процессыНе успел отгреметь скандал с красавцем Александром Крушельницким принесшим нашей команде не только бронзу в керлинге, но еще и следы мельдония в своей допинг пробе, как случилось еще большее недоразумение.
Потому как другим словом – особенно цензурным – назвать это никак невозможно.
Наша бобслеистка Надежда Сергеева попалась на очень странном допинге – на триметазидине – препарате, который можно купить в любой аптеке за 120 рублей и который запрещен уже четыре года.
При этом в самих соревнованиях наша спортсменка заняла 12-е место.

Все это трудно уложить в какую то нормальную схему.
Если нашим спортсменам так тяжело было отбираться на эту Олимпиаду, если каждая медаль дается так тяжело и натужно, то зачем прибавлять дров в костер нашего спортивного унижения, занимая 12-20-30 места?
Может все таки было проще оставить всех этих спортсменов дома – сэкономив денег и уменьшив риски непредвиденных событий? За четыре года до следующей Олимпиады во многих видах спорта произойдет смена поколений, придут новые спортсмены, да и действующим вряд ли на пользу пойдут финиши в конце пелетона.

Но нет – такое чувство, что поехали все, кто мог стоять на лыжах и бежать на коньках. Как будто на войну собирались, где важен каждый боец…
А если и на войну, то ее мы как раз и проиграли.
Теперь уж точно не отмыться долгое время – сто раз предупрежденные оказались не готовы жить по законам военного времени всего-навсего две недели.
Две недели не надеяться на русский Авось!, а соблюдать правила.
Не смогли…

Тоже самое почти ежедневно происходит в российских компаниях.
И больше всего проблем нашим бизнесменам, нашим менеджерам создают не столько конкуренты и налоговая, сколько они сами.
Делов-то – нужно посмотреть что написано в бланке заказа,
четко придерживаться чек листа, отмечая галочкой выполненное,
подписать макет у заказчика,
при возникновении сомнения уточнить цвет у менеджера,
то есть не заниматься самодеятельностью, где ей заниматься противопоказано, а четко следовать бизнес процессам.

А для начала – эти бизнес процессы создать.

Это легко, если цель именно бизнес, а не приятное времяпрепровождение.

бизнес процессы

Старое, спортивное…

бизнес процессыПадение. «Спартак» как зеркало кризиса российского бизнеса.

В моих заметках про жизнь коммерческого директора постоянно присутствует спортивная тематика.

Спорт и бизнес очень похожи по психологии, по методологии, по философии, по стратегии.

Три года назад я писал эти строки при счете 1-3 в матче Спартака в Лиге Европе.
Эмоции перехлынули через край,
выплеснулись в гневные слова в Фейсбуке
и откатились волной в эту статью.

Спартак — как ни странно, очень хороший пример как не надо делать бизнес.
Я болею за него уже много-много лет — еще с прошлого века, с команды Бескова.
И совершенно не обольщался его девятью чемпионствами на переломе эпох,
тогда победить мог любой, мало-мальскии собранный и имеющий деньги.
А вот потом наступил кризис.
Кризис футбольного Спартака.
И на мой взгляд, этот кризис во многом похож на множество кризисов, проходящих в ваших бизнесах.
В чем обычно дело?
Бизнес должен иметь некий базис и иметь стратегию своего развития.
И эта стратегия должна быть протяженна во времени.
То есть быть длиннее, чем один бизнес или футбольный сезон.
Руководители «Спартака», как и большинство бизнес-руководителей, мыслят простыми категориями.
На поле должно быть 11 человек, в бизнесе есть некие бизнес процессы, для которых нужно некое количество людей.

Значит нужно этих людей купить, иначе говоря — нанять.
Бизнес процессы просты и очень похожи на функции на поле — продажи, маркетинг, производство, финансы и т.п. — очень напоминают четыре ипостаси футболистов — вратарь, защитник, полузащитник,нападающий.
Можно, конечно, пойти дальше и разграничить функции более детально — опорный полузащитник — контент-менеджер, но на самом деле как говаривал великий пародист «слов немного, ну может пяток, но какие из них комбинации». Именно в этом и проблема!
Каждый футболист — тире менеджер — может быть классным, но комбинация из двух-трех может быть взрывоопасной, а что говорить о десятке разных людей.
Ведь это только формально они выполняют работу ради достижения одной цели,
на самом деле — цель у каждого своя.
И чтобы они хоть как то двигались в одном направлении появляется такая фигура в футболе — как тренер, а в бизнесе это как правило — генеральный директор.
И тут возникает вопрос — каких футболистов тире менеджеров надо нанять?
Обычно стараются нанять лучших, исходя из собственных финансовых возможностей и взгляда на поставленную задачу.
Но задачу экономить никто не убирал с повестки для.
В результате в команде и в бизнес появляются очень разные люди,
часто совершенно не уживающиеся друг с другом…
Все бы ничего,
есть русская пословица про «стерпится слюбится» и «вода все перемелет»,
но к сожалению, тут вступает в действие второй фактор, почему у «Спартака» и в бизнесе не идут дела -ВРЕМЯ.
Его как раз и не хватает.
Выработали стратегию. Желательно на несколько лет. И двигаемся в заданном направлении.
Так нет.

Через месяц уже порываемся накопать картошки
и понимая, что не выросла, режем по-живому — расставаясь с тренерами, меняя команду.
И набирая вновь.
И получаем тот же результат — отсутствие результата.
Забывая, что если делать одинаковые действия, то трудно получить другой результат.
А «Спартак» поступает именно так.

Меняя игроков и тренеров, не давая им привыкнуть друг к другу и создать КОМАНДУ.
Можно было бы порадоваться за Валерия Карпина, что ему дали очередной шанс, что то создать.
Но после сегодняшнего бесславия очень хочется перемен.
Спартак, как и множество бизнесов, очень нуждаются в переменах.
А счет по прежнему 1-3.
Это — катастрофа.
Не доводите свой бизнес до такого состояния!
П.С. 2-4 — те же яйца — только в профиль…
И совсем в заключении.

Мало того что проиграли, так еще и пишут, что есть еще шанс попасть в ЛЕ через мохнатую жеребьевку.
Как это по-русски!