Записи

бизнес процесс

Бизнес процесс, составленный в 1995 году

бизнес процессРазбирая старые архивы, нашел интересный документ – мой первый бизнес процесс. Составленный в 1995 году и ставший основой для работы в рекламном агентстве.  По большому счету мне нечего в него добавить с точки зрения полученного опыта – ну разве что контроль оплаты. Просто в середине 90-х как было не принято кидать по мелочам.

бизнес процессГлядя на этот документ, я не очень понимаю современных директоров, которые рассказывают как им сложно построить работу в своей компании. Что макеты не подписываются, в производстве косячут, заказчики отказываются от своих слов…

Решение довольно простое – разработанный, утвержденный и внедренный на уровне приказа бизнес процесс. С контрольными точками и барьерами – обойти которые никак. Как контрольно следовая полоса – перейти границу можно – только сразу видно кто и куда. Так и здесь. Заказчик не подписал макет – менеджер Иванов взял ответственность на себя. А вот хватит ли у Иванова зарплаты на его ответственность – другой вопрос. Помнится, как раз в то время, я решил не подписывать очередной вариант макета – там и так было все ясно и понятно – так после того как к косяку приложили руку художники , я вместе с ними три месяца «отвечал» за свою уверенность. Так что если у менеджера достаточно чем ответить за свои действия – пусть берет ответственность на себя, если нет – пусть перекладывает ее на своего руководителя и на заказчика. Ответственность своим рублем очень сильно мотивирует к соблюдению правил. То же самое относится и к производству – перепутал бумагу – положи рубль.

Говорят, что это уменьшит число великих побед, когда победа достигается отступлением от правил – но разве тут идет речь  о коммерческом риске? Нет в бизнес процессах речь идет о соблюдении правил ведения бизнеса, а не о предпринимательском риске.

И сделать работу без предоплаты – это обычное разгильдяйство, а не предпринимательский риск – потому как работу с дебиторкой менеджеры не любят еще больше, чем холодные звонки.

Та что если вам нужно навести порядок в вашем бизнесе, построить бизнес процесс, наладить контроль – обращайтесь – опыта у меня предостаточно!

совет дня

Каскады

совет дняКаскады по сути – это последовательность действий, проектов, каждый последующий зависит от результата предыдущего.
Что-то из каскадов делается для красоты – например, каскады водопадов у вас на даче. Но если мы говорим не об украшении, то каскады – это во многом способ уменьшить разрушительное действие.
Представьте, что если вместо каскада водопадов с промежуточными остановками воды был бы один мощный водопад? – скорее всего он бы разрушил окружающее пространство. А так у нас появилось красивое явление природы, которое можно использовать себе во благо.

Посмотрите на свой бизнес – возможно у вас есть нечто подобное.
У вас есть большой склад, с которого снабжаются все магазины вашего города.
Это же катастрофа!
Маленькие машинки снуют туда-сюда, грузчики бегают с мешками, кладовщики не успевают оформлять накладные. А все почему? Потому что у вас появился водопад. Разрушающий ваш бизнес.
А решение довольно простое.
Сделать несколько складов более мелких – в разных районах города и уже там формировать заказы для магазинов. А большой склад будет отправлять товары на эти промежуточные склады не на газелях, а большими фурами.

Получается, что мы сознательно замедляем процессы в нашем бизнесе, но ведь не всегда замедление – это плохо?
Если у вас повышен процент брака, то лучший способ уменьшить потери, это отбраковка на самых ранних стадиях производства, чтобы бракованные комплектующие не попали в конечные изделия. А для этого нужно организовать промежуточную проверку – сделать нечто вроде каскада.

Если посмотреть на воронку продаж, то по сути – это тоже своеобразный каскад.
И если вы не заполнили верхние объемы нужным количеством лидов и обращений, то трудно надеяться, что у вас возрастут продажи.
И от количества каскадов – этапов – на вашей воронке продаж сильно зависит эффективность вашего отдела продаж. Нельзя допускать, что бы какие то каскады мелели, а на другом скапливалось большое количество воды – такие проекты не будут работать. И мы это видим на примерах своих продаж, просто часто мы не понимаем почему это так происходит.

Посмотрите внимательно на существующую в вашем бизнесе проблему – возможно именно с помощью использования каскада ее можно решить с наибольшей эффективностью!

технологическая карта

Технологическая карта – как спасение от брака

технологическая картаПрошлый раз я говорил о входном контроле, как одном из важных способов снижения брака на производстве. Сегодня поговорим о том, как снизить брак, когда формальности соблюдены – заказ полностью соответствует нашим возможностям и материалы соответствуют нашим требованиям.

Казалось бы – бери и делай – какие вопросы?
Но любое производство – это взаимодействие техники и человека и во время этого взаимодействия могут возникать различные ситуации, в том числе и внештатные.
Тут очень важно оценить два момента – уровень оборудования и квалификацию персонала.
опыт показывает, что чем выше уровень оборудования, тем меньшие требования могут предъявляться к персоналу. Это не говорит о том, что на высокоточном оборудовании могут работать бомжи с ближайшей помойки, конечно нет. Но на таком оборудовании уже не требуется уникальные специалисты. Как например такие, что могли «печатать полноцвет на ромайоре». На четырехкрасочной печатной машине могут работать и хорошо работать специалисты со средними способностями.
Но тут важно оценить и квалификацию специалиста. И тут меняются требования к работникам.
Хороший специалист – это не тот, кто вытянет сложный заказ и выдаст результат там, где его сделать крайне сложно или «почти невозможно». Нет, хороший специалист – это работник, который на стандартных заказах допускает минимальное количество брака. То есть это не специалист-золотые руки, а специалист-процесс.
И это важно понимать в процессе найма работников на производство.

И для обычного массового производства возрастает роль технологов и роль контроля.

Технолог строит технологическую карту процесса, в которой расписываются операции, что за чем идет, какие материалы и оборудование используется, на каких режимах. А главное – он описывает точки контроля.
Точки контроля – это момент, когда работник не совершает действий, а замеряет какой то параметр и сравнивает его с контрольным.  Если параметр находится в допустимом диапазоне, то он приступает к следующей операции.
И самое главное – работник знает, что делать, если параметр вышел за пределы допуска.
У него есть инструкция, согласно которой он может исправить ситуацию.
Или если ситуация критическая, а это решает не работник, а написанная инструкция, то у него есть волшебная красная кнопка, которая останавливает процесс и переносит решение проблемы на другой уровень – уровень технолога, начальника смены или директора.

Очень важно не только наличие технологической карты и точек контроля, но и следование по ней.
Должен быть механизм фиксации проведения контрольных замеров в виде чек листов, фотографирования параметров на телефон или других способов.
Но работник должен не просто знать, он должен понимать, что если он пропустил точку контроля и ситуация переросла в брак, то это его зона ответственности.
А штрафовать за это или нет – это функция директора.
А технолог должен регулярно контролировать процесс производства и прохождение точек контроля.

Выполнение этих не самых сложных процедур может сильно уменьшить вероятность появления брака и понять узкие места производства.

подготовка производства

О браке и штрафах.

подготовка производстваПожалуй только тот, кто ничего не делал в своей жизни руками может рассуждать о производстве, в котором вообще отсутствует брак. По сути брак – это отклонение созданного изделия или продукта от того, что принято считать нормой.
Причем даже тут содержится возможность по разному трактовать слово норма. Для производителя она будет одной, для одного потребителя – другой, а кто то еще сможет говорить о третьей, четвертой норме.
То есть у производственной компании всегда есть ситуация, когда заказчик говорит – «это брак!»

Как избежать этой ситуации и что делать если вы в нее все таки попали?

Начать нужно с разработки технологической карты и описания бизнес процессов своего производства. Когда вы это сделаете у вас получится несколько точек контроля.
Во-первых, входной контроль.
Начнем с заказа – можете ли вы изготовить требуемое изделие на своем оборудовании, со своим персоналом в ожидаемый срок?
Простой вопрос, но сколько заказов на моей памяти было на уровне «напечатать полноцвет на стареньком ромайоре»  или мне нужен заказ прямо вчера, но у производства однокрасочная машина и ночная смена.
То есть уже на уровне приема заказа есть подозрение, что сделать его качественно и в срок не удастся. Но заказ берется, заказчика уверяют, что все будет замечательно и тем большее разочарование в полученной продукте.
Кроме этого необходимо контролировать те материалы, которые потом уходят в производство. Классический пример – песок для варки стекла. Можно сэкономить и использовать недорогой, но в нем очень много железа и стекло начинает иметь зеленоватый оттенок. Понятно, что если оно потом обрабатывается и покрывается «золотой» краской – это будет незаметно, ну а если из него делается прозрачный сувенир? – понятно, что будет брак.

Получается, что даже не приступив к выполнению заказа мы может предотвратить огромное количество потенциального брака. Почему это не работает на практике? Традиционный русский «Авось!» и желание побольше заработать или заработать вообще.
И с вероятностью 50 на 50 – или произойдет или не произойдет,  производственики приступают к выполнению заказа.

О технологических картах и бизнес процессах расскажу в следующий раз.

бизнес процессы

Сломанный кран как повод для создания бизнес процессов

бизнес процессыСлучилось у меня недавно маленькое коммунальное происшествие.
Сорвало кран и вода потекла вместо труб в квартиру. Благо дома была дочь и она не сильно растерялась и решила, сама она с этим не справится и позвонила мне и мы вместе со слесарем ТСЖ справились с этим происшествием.
Все бы ничего, но мне захотелось из этого происшествия извлечь некоторые выводы с точки зрения коммерческого директора. Надеюсь вам будет интересно и полезно.

Как это обычно бывает — все начинается с какой-нибудь мелочи — так уж устроена наша жизнь.
Казалось бы копеечный кран — но у нас нет способа узнать как он изготовлен и единственное решение, которое мы можем принять сами — это не покупать самые дешевые краны и не пользоваться услугами самых дешевых сантехников.
В бизнесе все тоже самое — чем дешевле услуга по сравнению со среднерыночными ценами — тем больше вероятность каких-нибудь катастроф.

В принципе, если ваш бизнес построен на снижении издержек, то вы должны быть готовы к тому, что ваши клиенты будут обращаться к вам с претензиями на низкое качество, сорванные сроки и прочие проблемы. Это не страшно, если вы знаете об этом и принимаете это как свою бизнес модель, а самое главное — об этом знают ваши сотрудники, которые работают с клиентами. В этом случае вопросы клиентов не застанут их врасплох — у них будет четкое понимание как действовать в этих ситуациях.

Впрочем это четкое понимание, именуемое бизнес-процессами необходимо в любом случае.
Именно бизнес-процесс что делать в непонятной ситуации дома был запущен моей дочерью и привел к положительному результату — проблему мы решили.
И наличие бизнес-процессов — описанных и зафиксированных на бумаге — в виде блок схем, приказов и объявлений помогает решать различные нестандартные ситуации в бизнесе.

Возникает вопрос — а как описать все возможные ситуации, которые могут произойти?
На самом деле, наверное, это невозможно — просто у вас должны работать три принципа.

Первый — у вас уже должен быть стандартный бизнес процесс. То есть описание того, что происходит, когда все идет по плану.
Второе — после каждой нестандартной ситуации бизнес процессы нужно немного корректировать — возможно вы увидите где, в каких местах у вас возникают сложности.
И главное — третий принцип — у вас должна быть табличка типа «При пожаре звонить 01». Если вам кажется, что это излишество — то спросите пожарных, они расскажут скольким людям спасла жизнь именно это надпись, потому что в стрессовой ситуации мозг начинает работать совсем по другому и простое указание что нужно делать сильно облегчает выход из сложной ситуации.

И очень важно, чтобы в вашей компании был человек, способный принимать решения в чрезвычайной ситуации!

бизнес процессы

Соблюдай правила или как бизнес процессы экономят ваше время и деньги.

бизнес процессыБизнес процессы — экономят ваше время и деньги

Я не очень часто сталкиваюсь с нашей бюрократической системой, но вот недавно, продавая квартиру, пришлось пройти ее множество ступенек.
И каждый раз я рычал как лев и бросался на штурм очередного бастиона.
Но вот сейчас, когда все уже позади, я начал размышлять не как добропорядочный гражданин, не имеющий задолженности по коммунальным услугам и содержащим свои документы в порядке.
Я взглянул на весь процесс с другой стороны.
Если бы меня не погнали по кругам бюрократического ада, а глядя в мои честные глаза просто ставили печати и выдавали справки? Тогда на моем месте честного гражданина вполне мог оказаться еще более «честный» мошенник и запросто прописаться в палаты каменные или даже совершить какое то насильственное действие с моей жилплощадью.
И грань тут очень простая — нужно соблюдать установленные правила.

Все это еще в большей степени относится к бизнесу.
Особенно — малому, где грань между поражением и победой крайне мала в физическом действии, но велика — в финансовом результате.

Уж сколько раз твердили миру — надо брать предоплату.
Нужно правильно оформлять документы.
Нужно фиксировать договоренности на бумаге.
Нужно оформлять платежи по сделке.

Правил немного — штук пять, не больше.
И я точно знаю, что следование им не составляет особого труда.
На любой вопрос потенциального заказчика, а можно как-нибудь по другому нужно отвечать — у нас принято именно так. И по большому счету, мы ведь не требует невозможного — а именно того, что другая сторона потребовала от нас, будь она на нашем месте.

А от скольких бед и множества мелких разборок вас может спасти следование этим правилам.
Вам не придется доказывать, что бордо — это не зеленый, что быстро — это не завтра, а как минимум через неделю после оплаты, что подписание договора еще не означает, что вы его оплатили.

Кто то откажется с вами работать — потому что привыкли работать немного по другому — на словах, через постоянные разговоры и заговоры, уточняя все на бегу и постоянно переделывая.
Но для большинства ваших клиентов, вы окажетесь очень хороши партнером — предсказуемым и логичным!
Выбор за вами.
П.С. Кстати ваши сотрудники после внедрения вами правил тоже разделятся на две категории, те, которым не очень комфортно работать с новыми правилами — у них не останется возможностей ловить рыбку в мутной воде и все остальные, которым будет комфортно. И через какое то время первые уйдут навсегда — и у вас появится возможность нанимать лучших!

бизнес процессы

Секретное оружие русских против самих себя.

бизнес процессыНе успел отгреметь скандал с красавцем Александром Крушельницким принесшим нашей команде не только бронзу в керлинге, но еще и следы мельдония в своей допинг пробе, как случилось еще большее недоразумение.
Потому как другим словом – особенно цензурным – назвать это никак невозможно.
Наша бобслеистка Надежда Сергеева попалась на очень странном допинге – на триметазидине – препарате, который можно купить в любой аптеке за 120 рублей и который запрещен уже четыре года.
При этом в самих соревнованиях наша спортсменка заняла 12-е место.

Все это трудно уложить в какую то нормальную схему.
Если нашим спортсменам так тяжело было отбираться на эту Олимпиаду, если каждая медаль дается так тяжело и натужно, то зачем прибавлять дров в костер нашего спортивного унижения, занимая 12-20-30 места?
Может все таки было проще оставить всех этих спортсменов дома – сэкономив денег и уменьшив риски непредвиденных событий? За четыре года до следующей Олимпиады во многих видах спорта произойдет смена поколений, придут новые спортсмены, да и действующим вряд ли на пользу пойдут финиши в конце пелетона.

Но нет – такое чувство, что поехали все, кто мог стоять на лыжах и бежать на коньках. Как будто на войну собирались, где важен каждый боец…
А если и на войну, то ее мы как раз и проиграли.
Теперь уж точно не отмыться долгое время – сто раз предупрежденные оказались не готовы жить по законам военного времени всего-навсего две недели.
Две недели не надеяться на русский Авось!, а соблюдать правила.
Не смогли…

Тоже самое почти ежедневно происходит в российских компаниях.
И больше всего проблем нашим бизнесменам, нашим менеджерам создают не столько конкуренты и налоговая, сколько они сами.
Делов-то – нужно посмотреть что написано в бланке заказа,
четко придерживаться чек листа, отмечая галочкой выполненное,
подписать макет у заказчика,
при возникновении сомнения уточнить цвет у менеджера,
то есть не заниматься самодеятельностью, где ей заниматься противопоказано, а четко следовать бизнес процессам.

А для начала – эти бизнес процессы создать.

Это легко, если цель именно бизнес, а не приятное времяпрепровождение.

бизнес процессы

Старое, спортивное…

бизнес процессыПадение. «Спартак» как зеркало кризиса российского бизнеса.

В моих заметках про жизнь коммерческого директора постоянно присутствует спортивная тематика.

Спорт и бизнес очень похожи по психологии, по методологии, по философии, по стратегии.

Три года назад я писал эти строки при счете 1-3 в матче Спартака в Лиге Европе.
Эмоции перехлынули через край,
выплеснулись в гневные слова в Фейсбуке
и откатились волной в эту статью.

Спартак — как ни странно, очень хороший пример как не надо делать бизнес.
Я болею за него уже много-много лет — еще с прошлого века, с команды Бескова.
И совершенно не обольщался его девятью чемпионствами на переломе эпох,
тогда победить мог любой, мало-мальскии собранный и имеющий деньги.
А вот потом наступил кризис.
Кризис футбольного Спартака.
И на мой взгляд, этот кризис во многом похож на множество кризисов, проходящих в ваших бизнесах.
В чем обычно дело?
Бизнес должен иметь некий базис и иметь стратегию своего развития.
И эта стратегия должна быть протяженна во времени.
То есть быть длиннее, чем один бизнес или футбольный сезон.
Руководители «Спартака», как и большинство бизнес-руководителей, мыслят простыми категориями.
На поле должно быть 11 человек, в бизнесе есть некие бизнес процессы, для которых нужно некое количество людей.

Значит нужно этих людей купить, иначе говоря — нанять.
Бизнес процессы просты и очень похожи на функции на поле — продажи, маркетинг, производство, финансы и т.п. — очень напоминают четыре ипостаси футболистов — вратарь, защитник, полузащитник,нападающий.
Можно, конечно, пойти дальше и разграничить функции более детально — опорный полузащитник — контент-менеджер, но на самом деле как говаривал великий пародист «слов немного, ну может пяток, но какие из них комбинации». Именно в этом и проблема!
Каждый футболист — тире менеджер — может быть классным, но комбинация из двух-трех может быть взрывоопасной, а что говорить о десятке разных людей.
Ведь это только формально они выполняют работу ради достижения одной цели,
на самом деле — цель у каждого своя.
И чтобы они хоть как то двигались в одном направлении появляется такая фигура в футболе — как тренер, а в бизнесе это как правило — генеральный директор.
И тут возникает вопрос — каких футболистов тире менеджеров надо нанять?
Обычно стараются нанять лучших, исходя из собственных финансовых возможностей и взгляда на поставленную задачу.
Но задачу экономить никто не убирал с повестки для.
В результате в команде и в бизнес появляются очень разные люди,
часто совершенно не уживающиеся друг с другом…
Все бы ничего,
есть русская пословица про «стерпится слюбится» и «вода все перемелет»,
но к сожалению, тут вступает в действие второй фактор, почему у «Спартака» и в бизнесе не идут дела -ВРЕМЯ.
Его как раз и не хватает.
Выработали стратегию. Желательно на несколько лет. И двигаемся в заданном направлении.
Так нет.

Через месяц уже порываемся накопать картошки
и понимая, что не выросла, режем по-живому — расставаясь с тренерами, меняя команду.
И набирая вновь.
И получаем тот же результат — отсутствие результата.
Забывая, что если делать одинаковые действия, то трудно получить другой результат.
А «Спартак» поступает именно так.

Меняя игроков и тренеров, не давая им привыкнуть друг к другу и создать КОМАНДУ.
Можно было бы порадоваться за Валерия Карпина, что ему дали очередной шанс, что то создать.
Но после сегодняшнего бесславия очень хочется перемен.
Спартак, как и множество бизнесов, очень нуждаются в переменах.
А счет по прежнему 1-3.
Это — катастрофа.
Не доводите свой бизнес до такого состояния!
П.С. 2-4 — те же яйца — только в профиль…
И совсем в заключении.

Мало того что проиграли, так еще и пишут, что есть еще шанс попасть в ЛЕ через мохнатую жеребьевку.
Как это по-русски!

воровство сотрудников

Как бороться с воровством сотрудников?

воровство сотрудниковОтвечу на главный вопрос, который волнует всех владельцев полиграфического, да и любого другого бизнеса – неужели у меня воруют?

Не сомневайтесь – воруют!

Согласно исследованиям человеческой психологии, существуют три группы людей – 10% это абсолютно честные люди, которые не будут воровать ни при каких условиях, еще 10% – это патологические воры, которые просто не могут не воровать. К счастью, большинство – 80% – это люди не склонные к воровству, но при определенных обстоятельствах – способные на это.

Скорее всего вы не сможете создать свою компанию из абсолютно честных людей – просто не сможете их найти и скорее всего некоторые функции эти люди выполняют не самым лучшим образом. И наша задача как владельцев бизнеса состоит во-первых, от избавления от сотрудников – патологических воров и создания условий, при которых воровство в вашей компании будет затруднено.

При этом надо различать воровство от использования имущества фирмы для собственных нужд. Вряд ли вам удастся победить распечатки рефератов и докладов, копирование документов, переплетов книг и производства небольших блокнотиков и открыток. Бороться с этим можно, но затраты на эту борьбу не окупятся, а негатива среди сотрудников будет гораздо больше. Бороться нужно с патологическими ворами и бороться нещадно.

У меня была интересная история.

Я будучи коммерческим директором поймал и сумел доказать воровство одного менеджера. Все это было не очень просто, но доказательства были железными. Директор провел жесткую беседу – договорились о компенсациях и увольнении. Но менеджер выторговал две недели на передачу дел и поиск новой работы. Так вот за эти две недели он вернул нам часть украденного, но украл еще больше! Поэтому поймав вора, лучше смириться с потерями и выгнать из фирмы немедленно – иначе убытки могут быть еще больше!

Что обычно воруют в полиграфических компаниях?

Воруют в первую очередь деньги, на втором месте идут материалы и потом различная произведенная продукция. В типографиях еще бывает, что воруют «машинное» время – то есть печатают левые заказы, но не всегда на ворованной бумаге.

В любом случае в компании есть две больших точки, в которых происходит воровство – это клиенты и поставщики. Потому как это две крупнейшие точки входа в компанию денег и материалов и две крупнейшие точки выхода из компании денег и готовой продукции.

воровство сотрудниковПойдем дальше и рассмотрим путь движения заказа от получения заказа до его исполнения и передачи заказчику. Именно на этом пути и сосредоточены основные точки воровства и именно там мы и будем ставить точки контроля.

Начнем с системы взаимодействия с клиентами. Возможно, что у вас нет СРМ системы, но должны быть как минимум инструкция по взаимодействию и большая клиентская база со всеми контактами клиента. Что имеется в виду под взаимодействием с клиентом? Это главным образом механизмы оплаты, подписания макетов и выплата так называемых откатов. Например, у нас в компании принята 100% предоплата, форма расчета – безналичные платежи. И любое отклонение от стандарта нуждается в подтверждении коммерческого директора. Два простых правила практически исключают стихийную дебиторскую задолженность и махинации с наличными деньгами. И любое отклонение от стандарта зажигает у вас лампочку «заказ нуждается в контроле». Особенно если в нем предусмотрены откатные схемы. Они должны быть изучены заранее и должно быть четкое понимание откуда формируется средства для их выплаты и на каком уровне происходит передача денег.

Казалось бы почему в статье о воровстве я говорю о подписании макета. Ну, кроме того, что это является источником головной боли при сдаче заказа и многочисленных переделок, это является еще и одним из инструментов, пресекающих возможные махинации. Ну, типа клиент просил синенький, а мы напечатали другой синенький – тысяча рублей закроет глаза клиента на допущенную ошибку. И появляется свободная штука, которая быстренько находит хозяина и не факт, что на стороне клиента.

С макетами все должно быть просто и прозрачно – он должен быть подписан и потом никакие слова клиента я думал, что будет по другому – не принимаются. Если ошиблись мы – переделываем, компенсируем, наказываем. Если ошибся клиент – то мы готовы обсуждать его сложности, но только после признания его ошибки и желания оплатить ее исправление.

Очень простые правила, но они пресекают 95% всех желаний поживиться за наш счет на этом фронте. Есть очень сложные схемы, но мы же сейчас говорим о людях, которые в принципе не хотели у нас ничего украсть.

После того, как мы рассмотрели взаимоотношения менеджера фирмы и клиента, обратимся к другим точкам воровства и покажем как установить там заградительные барьеры.

Одна из крупных точек – это закупка материалов и работа с подрядчиками.

Повторю, наша задача не пресечь воровство совсем, а не дать возможности сотрудникам «украсть по-крупному».

Для этого все взаиморасчеты с поставщиками и подрядчиками переводим на безналичный расчет. Безналичные деньги здорово уменьшают шансы на то, что они будут украдены. Тут могут быть проблемы, если ваша компания является плательщиком НДС, а поставщик – нет. Но у любого крупного поставщика есть дочерняя компания, находящаяся на общей системе налогообложения, к тому же можно поискать другого поставщика подходящего вам по условиям. Ну или если в вашем бизнесе большинство платежей делается без НДС, то вам пора заводить вторую компанию с упрощенной системой налогообложения.

К тому же количество поставщиков в вашем бизнесе довольно ограничено и вам не составит труда познакомиться с ними со всеми – вам полезно знать от кого зависит ваш бизнес, а им важно посмотреть в глаза тому, кто платит им деньги. Подобное знакомство и регулярное общение могут свести к нулю желание что-то украсть у вас на этом поле.

Остается всякая мелочь, которую обычно покупают за наличные – на базаре, в мелких магазинах. Здесь достаточно ввести контроль в виде получения кассового и товарного чека – у вас ведь есть компания, которая поместит эти затраты в свои расходы.

После этого у вашего снабженца останется совсем уж небольшое поле для воровства у вашей компании и если он изначально планировал строить свой гешефт на этом, то скорее всего он довольно быстро уволится.

Если вы компания, у которой есть крупное производство, то существует еще одно поле для воровства – это воровство материалов и производство левых заказов.

Есть очень простой механизм контроля оборудования.

У большинства из них есть различные счетчики.

Достаточно каждое утро заносить показания счетчиков в журнал и потом записывать их после каждого заказа. Это часто полезно с точки зрения расчета себестоимости заказа и контроля других расходных материалов и запчастей – как долго они прослужили.

Расскажу историю из жизни.

Мы только-только купили цветной копир и начали учиться на нем работать. Было понятно, что нужно записывать показания счетчиков – это все таки расход дорогостоящего тонера и других расходных материалов. Получили интересный заказ на перекидные двухсторонние календари. Сделали шикарный макет – даже сумели учесть, что печать будет двухсторонняя. Отдали в производство. Через пару дней получили тираж – календари получились бесподобные. Заказчик остался доволен. Каждый из сотрудников поставил календарь себе на стол в качестве рекламы нового вида продукции… Через несколько месяцев мы переезжали в другой офис и перевозили копир. И вот тогда я увидел в столе огромное количество бракованных листов этого календаря. Двухсторонняя печать давалась тяжело и сотрудник – очень честный человек – выполнил заказ на отлично, но никому не сказал о том, сколько оттисков ушло в брак – и это дорогостоящей цветной печати. Контролировать его не было смысла – в честности и работоспособности его никто не сомневался. И возможно, что если бы не этот переезд мы бы никогда и не узнали про существующую проблему.

После этого мы более внимательно начали относиться к цифрам на счетчике и повысили стоимость определенной продукции.

И наконец, есть очень взрывоопасная смесь когда менеджер установил тесные «воровские» связи с производством. Это бомба. И вопрос не в том взорвется они или нет – вопрос в том, какой ущерб она нанесет вашему бизнесу.

И дело не только в воровстве – все обычно заканчивается гораздо хуже – они уходят и открывают конкурирующую фирму – причем с клиентами и с опытом, купленным за ваш счет.

увольнение сотрудников

Легко ли уволить нерадивого сотрудника?

увольнение сотрудниковВсе увольнения можно разделить на четыре категории в зависимости от ответов на два вопроса. Первый – по чьей инициативе происходит увольнение – по вашей или инициативе работника. И второй – устраивает ли вас этот работник или нет. Здесь я всегда подчеркиваю право руководителя определять соответствие работника занимаемой должности.

В зависимости от ответов получим четыре ситуации.

увольнение сотрудников«Самодурство» – самый неприятный способ избавления от сотрудника. Чем руководствуется руководитель в данной ситуации представить совершенно невозможно, как невозможно и предвидеть эту ситуацию заранее. В моей жизни была ситуация – утром я пришел на работу, а в 12 часов был уволен со словами «Я понимаю, что увольняю лучшего работника организации. Но я принял такое решение». В этом случае необходимо настаивать на выполнении работодателем всех своих финансовых и прочих обязательств. Впрочем и сами работодатели понимая капризность этой ситуации особо не спорят по сумме выходного пособия – за прихоти надо платить…

«Конфликт интересов» – самая сложная ситуация. К ничего не подозревающему руководителю приходит ключевой сотрудник и бьет его по голове листком бумаги с написанным заявлением. Как правило за этим заявлением стоят какие-то недовольства условиями труда и заработной платой. И если их «отрегулировать», то ситуация нормализуется и сотрудник продолжает работать. Опасно, когда такая ситуация повторяется слишком часто. Вы либо катастрофически недоплачиваете своим работникам, либо они организовались в теневой профсоюз и устроили показательную дойку работодателя.
Иногда, даже ключевому сотруднику надо дать право «налево». Может человек засиделся и ему просто нужны свежие ощущения – дайте ему такую возможность и пообещайте взять его обратно, когда кровь перекипит и он будет готов принять ваши условия. Помогает. Практически всегда. Если только нет чего то другого – личного и жесткого…

«Райское наслаждение». Очень редкий случай. Происходит как правило из-за внешнего давления на нерадивого сотрудника. Этим летом у меня была такая ситуация – я обострил тлеющий конфликт и перевел его в открытую фазу – практически до мордобоя. Но я сумел избежать мальчишества и человек написал заявление за два дня до очередного отпуска:)

Без такого давления ситуация может перерасти в
«Новые возможности», когда вы сами вынуждены увольнять нерадивого сотрудника.
Здесь надо четко понимать, что каждый день, проведенный этим сотрудником на работе приносит вам только убытки. И оставляя его на работе, вы развращаете коллектив, уменьшаете свое влияние на процессы, происходящие в нем, увеличивая свои убытки в геометрической прогрессии.

Трудовой кодекс дает нам некоторые возможности уволить такого сотрудника по административным статьям, ведь чаще всего они не очень дружат с дисциплиной – опоздания и прогулы – это кровные братья таких работников.
Увольнение таких сотрудников тяжело только психологически – они давят на вас грузом своих проблем и перекладывают на вас вину за собственные ошибки – мол не подсказали, не поправили, но теперь они все поняли и именно завтра они начнут новую жизнь.
Выбросьте все это из головы!
Эти люди неисправимы.
По крайней мере до тех пор пока злодейка-судьба не ударит их.
Но в вашей организации они обречены быть неудачниками. Потому что это их выигрышная стратегия. И если вы пойдете у них на поводу они еще больше укрепляться в мыслях о своем величии и незаменимости.

Другой их аргумент – меня никто не ценит, я могу ого-го сколько, только мешают супостаты развить свой талант и нет подходящего бревнышка, чтобы запулить вон в ту тучку. Здесь уместно вспомнить пословицу про танцора и сказать, что в другом месте мешать раскрытию его талантов вы точно не будете.

Жесткость и краткость – вот успех подобных переговоров. Нельзя дать почувствовать брешь в своих позициях и нельзя пускаться в дискуссии по переливанию воды.
90 % таких ситуаций заканчивается безболезненно и вы мирно расстаетесь «по собственному желанию». В оставшихся случаях вам будут грозить трудовой инспекцией, юристами, судами, штрафами…Все это блеф. От вас ждут маленькой подачки напоследок. Подумайте сколько денег вы уже сэкономили – не будьте жадными – поделитесь с нищими.
Если вы хотите проявить твердость – вы добьетесь результата, только вам придется организовать «правильные» условия работы – 9.00 – 18.00, тотальный контроль, жалобы клиентов…- фантазия разъяренного директора бесконечна и изощренна.

Ничего не бойтесь!
На вашей стороне самая большая правда – этот человек тормозит ваш бизнес и мешает вам развиваться, не дает вам зарабатывать столько, сколько вы хотите.
Ради этого стоит пережить несколько неприятных минут.